総務の方がオフィス移転で最初にやること

オフィスの移転が決まると、総務の方のところには、物件探し、レイアウト、引っ越しの手配、電話やネットの切り替えと、やることが一気に集まります。
その中で見落とされやすいのが、今のオフィスを出るための工事と、新しいオフィスに入るための工事が、同じ時期に並んで動くことです。どちらかの段取りが遅れると、もう一方にも響きます。
内装工事の立場から、最初に手を付けておきたいことをお伝えします。

起点は、今のオフィスの原状回復の条件
最初に開いていただきたいのは、今のオフィスの賃貸借契約書です。見るところは、解約の予告期間と、退去のときに戻す範囲です。
予告期間によって、退去の日が決まります。そこから逆算して、原状回復の工事をいつまでに終えるか、新しいオフィスにいつ入るかが決まっていきます。
原状回復の工事は、荷物を出してから退去の日までの間に終える必要があります。工事にかかる日数は、戻す範囲の広さで変わります。予告期間に余裕がないと、この日数が足りなくなることがあります。
戻す範囲とは、入居のときに作った間仕切りや、張り替えた床、増やした照明やコンセントなどを、どこまで撤去するかです。建物によっては、原状回復の工事会社が指定されていることもあります。指定の有無で、見積の取り方が変わります。この点は、別のコラム「管理会社から原状回復を求められたとき」でも書いています。

新しいオフィスは、ビルのルールと図面をもらう
新しいオフィスについては、物件の図面と、工事に関するビルのルールを早めに手に入れておくと進めやすくなります。
ルールとは、工事のできる時間帯、資材の搬入経路やエレベーターの使い方、事前に出す書類などです。平日の日中は音の出る作業ができないビルもあり、その場合は工程にも金額にも影響します。
入居の工事でも、空調や防災の設備のように、ビル側が決めた工事会社でないと触れない部分があることがあります。どこまでを自分たちで頼めるのかを最初に確かめておくと、見積の取り方で迷いません。
図面がそろっていない場合でも、現地を見れば工事の範囲は考えられます。図面があっても、改装を重ねた物件では実際と違っていることがあるので、現地で測ってから見積を出すのが基本です。

社内の要望は、数で集める
レイアウトの要望は、部署ごとに自由に聞くと話が広がりがちです。最初は、席の数、会議室の数とそれぞれの人数、来客スペースの有無、収納の量といった数で集めると、工事会社とも話がしやすくなります。
会議室などの間仕切りは、天井まで閉じるかどうかで工事が大きく変わります。天井まで閉じると、その部屋に空調や照明が要り、消防の設備にも関わってきます。天井の手前で止めれば、それらは要りませんが、音は通ります。
話の内容が外に漏れては困る部屋なのか、打ち合わせができれば十分な場所なのか。部屋ごとに使い方を決めておくと、間仕切りの作り方も決まり、見積の差がどこから来ているのかも分かりやすくなります。
コンセントやネットの配線をどこに出すかも、席の配置が決まると決まります。床下や天井の中を通すのか、壁に沿わせるのかで工事が変わるので、レイアウトと一緒に考えておきます。

退去と入居の日程を、一枚に並べる
退去の工事、入居の工事、引っ越し、ネットや電話の開通の日程を、一枚の紙に並べてみてください。
入居の工事が終わる前に引っ越すことはできませんし、退去の工事は荷物を出したあとでないと始められません。この順番の中で、工事に使える日数がどれだけあるかが見えてきます。
日数が足りない場合は、夜間や休日に作業を寄せる、入居の工事の一部を引っ越しのあとに回す、といった調整を考えます。早めに分かっていれば、選べる手が増えます。

物件が決まる前でも、ご相談いただけます
当社は、オフィスの内装や間仕切り、原状回復まで、各工種の協力業者とともに一式でお請けしています。退去する側と入居する側の両方をご相談いただければ、日程を見比べながら段取りを考えられます。
図面がなくても大丈夫です。現地を見てから、明細でお見積りをお出しします。見積は無料です。移転の準備で何から手を付けるか迷われている段階でも、お問い合わせフォームからお気軽にご連絡ください。

代表取締役社長　佐藤 繁（1級建築施工管理技士）